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Archivierung von Unterlagen in den Kirchgemeinden und Pfarrämtern – Erläuterungen und praktische Hinweise
Der an der Nationalsynode in Aarau von Prof. Urs von Arx vorgetragene Antrag betr. geordnete Archivierung von amtlichen Unterlagen aus Kirchgemeinden für eine konsistente Ueberlieferung unserer christkatholischen Geschichte auch in den Regionen, ist bekanntlich von der Versammlung am 10.6.06 angenommen worden. Der Entscheid stipuliert einerseits die systematische Anwendung eines vordefinierten Archivplans für die strukturierte Ablage und dauernde Archivierung von relevanten Akten von Kichgemeinden und Pfarrämtern sowie die Bestimmung von Verantwortlichen in den Gemeinden. Aufgrund verschiedener Fragen, die in der Diskussion oder auch in anschliessenden Gesprächen aufgetaucht sind, möchte ich an dieser Stelle ein paar wichtige Punkte erläutern.
Leitfaden Kirchgemeindearchive
1. Aufwandschätzung
Erfahrungen aus diversen bereits durchgeführten Projekten haben gezeigt, dass im Wesentlichen 4 Faktoren berücksichtigt werden müssen, um den Arbeitsaufwand abzuschätzen.
- A. Ist-Zustand des Archivs, Qualität der Ablage, Vorhandensein von Findmitteln (Index oder Liste)
- B. Umfang des Archivbestandes (Mengengerüst)
- C. Verfügbarkeit von Know-How betr. Archivierung
- D. Anspruch an den zukünftigen Zustand (Erschliessungsqualität und –tiefe)
Falls ein gutes und professionell organisiertes Archiv geschaffen werden soll, müssen natürlich entsprechend mehr Mittel veranschlagt werden. Als Referenzhinweis dienen die folgenden Beispiele. Die Projekte mit der Kirchgemeinde Baden und dem Bestand der Landeskirche des Kts. Aargau sind je mit einem Kostenrahmen von ca. 3000 – 5000 Fr. exkl. Materialkosten (säurefreie Schachteln) ausgekommen (je 5 – 10 Laufmeter Akten = ca. 50 Schachteln) wobei der ursprüngliche Bestand doppelt so gross war; daraus geht hervor, dass durch die Neuordnung viele unnötige oder doppelte Unterlagen eliminiert werden können, was wiederum Raum spart).
2. Beratung (outsourcing), Support
Ich habe bereits angedeutet, dass ich im Rahmen meiner Möglichkeiten als Fachperson und Anlaufstelle fungieren kann um die Kirchgemeinden bei ihrer Arbeit zu unterstützen, jedoch nur im Sinne von praktischen Beratungen im Hinblick auf die Implementierung in den jeweiligen Gemeinden. Auf der operativen Ebene wird es mir nicht möglich sein tätig zu werden. Es gibt jedoch auch kleinere Firmen, die Archivberatungen anbieten, so auch unser Mitglied der christkatholischen Kirche, Alois Schmelzer, Leiter des Medienverlags in Basel, aber auch die Firma docuteam in Baden (www.docuteam.ch) können wir empfehlen. Eventuell kann ich auch weiterhelfen aufgrund meiner Beziehungen zu lokalen Archiven (z.B. Genf). Unterstützung kann ich insbesondere im Bereich der Bewertung geben (was soll man behalten, was darf weggeworfen werden) und auf dem Gebiet der gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung. Wer selbst Hand anlegen will kann sich auch weiterbilden, um selbst in den Keller zu steigen um Ordnung zu schaffen. (s. Hinweis auf die Veranstaltung der Arbeitsgruppe Geistliche Archive unten)
3. Ueberführung von Altakten in Staatsarchive
Das Beispiel des Bestandes der aargauischen Landeskirche hat gezeigt, dass es möglich ist, Altakten in ein Staatsarchiv zu überführen, entweder durch Übereignung (Schenkung) oder in Form eines Depositalvertrages zu. Die Vorteile eines solchen Vorgehens liegen auf der Hand: professionelle Betreuung, optimale Lagerungsbedingungen und Sicherheit, kontrollierte und betreute Benutzung der Akten für die historische Forschung. Natürlich können auch lokale Platzprobleme ein Motiv sein, eine Ueberführung ins Auge zu fassen. Allerdings sind nicht alle Staatsarchive gewillt verwaltungs-externe Bestände (kostenlos) in ihren Räumen zu archivieren, insbesondere in den Kantonen nicht, wo der öffentlich-rechtliche Status fehlt (z.B. NE, GE). Es kommen aber praktisch nur die Staatsarchive der Kantone in Frage weil diese einen öffentlichen Auftrag haben während Gemeindearchive, v.a. kleinere in der Regel keine professionell organisierte Archivverwaltung haben. In jedem Fall ist ein Transfer von Kirchgemeindeakten in ein Staatsarchiv im Vorfeld auch archivrechtlich gründlich abzuklären.
4. Benutzungsmodalitäten
Die Benutzung (für Dritte) muss in jedem Falle geregelt werden, auch bei Selbstverwaltung. Im Falle von überführten Akten in ein Staatsarchiv gelten die entsprechenden Benutzungsreglemente, wobei der Archivträger von den Schutzfristen ausgeschlossen ist und jederzeit Zugriff auf seine „eigenen“ Akten hat.
Schluss:
Ich hoffe allen Archivinteressierten damit ein wenig geholfen zu haben. Ich möchte alle ermutigen die Erschliessung der Archive voranzutreiben, sie werden sehen wie viele Schätze sie heben können. Erschlossene Bestände werden zudem ins Online-Verzeichnis „Kirchliche Bestände in schweizerischen Archiven“ aufgenommen“ (http://www.kirchen.ch/archive/). Christkatholische Bestände gibt es dort nämlich erst deren drei (AG und LU), Zuwachs wäre also willkommen.
Jürg Hagmann; jhagmann@gmail.com
Links:
http://www.kirchen.ch/archive/index.php?lang=d
http://www.kirchen.ch/archive/schnellsuche.php?arbeid=796&lang=d&style=archive
http://www.vsa-aas.org/AG-Geistliche-Archive.74.0.html
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